Cómo pasar los XML de Hacienda a Excel
Qué campos del XML de una factura electrónica de Costa Rica necesitás, cómo llevarlos a Excel a mano o automáticamente, y los errores más comunes al sumar.
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Cada comprobante electrónico de Costa Rica es un archivo XML con una estructura fija definida por Hacienda. El PDF es solo una representación para leer: los datos que valen son los del XML. Para pasar un mes de facturas a Excel hay que leer los mismos campos de cada XML y ponerlos en una fila.
Qué campos del XML necesitás
Estos son los campos que alcanzan para un resumen de ventas, compras e IVA. Existen igual en la versión 4.3 y en la 4.4:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Clave | Identificador único de 50 dígitos. Sirve para detectar repetidos y para emparejar el PDF. |
| NumeroConsecutivo | Número de 20 dígitos del comprobante (sucursal, terminal, tipo y número). |
| FechaEmision | Fecha y hora de emisión, en hora de Costa Rica. Define a qué mes pertenece. |
| Emisor / Receptor | Nombre e Identificacion > Numero (la cédula) de quien emite y de quien recibe. |
| CodigoTipoMoneda | CodigoMoneda (CRC, USD…) y TipoCambio del día del comprobante. |
| TotalVentaNeta | Monto antes de impuestos. |
| TotalImpuesto | Total de impuestos del comprobante (en la mayoría de los casos, el IVA). |
| TotalComprobante | Total final a pagar. |
El tipo de comprobante no está en un campo: es el nombre del elemento raíz del XML, por ejemplo FacturaElectronica, TiqueteElectronico, NotaCreditoElectronica, NotaDebitoElectronica, FacturaElectronicaCompra, FacturaElectronicaExportacion o ReciboElectronicoPago.
Opción 1: a mano con Excel
Excel puede abrir un XML con Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde XML. Funciona, pero un comprobante a la vez, y cada XML trae muchas tablas anidadas (líneas de detalle, impuestos por línea, teléfonos). Para un mes con decenas de facturas, el trabajo real es:
- Importar cada XML y buscar los campos de la tabla de arriba.
- Copiarlos a una hoja con una fila por comprobante.
- Separar las filas de ventas y de compras según la cédula del cliente.
- Corregir signos y monedas (ver los errores comunes más abajo).
- Sumar por mes los totales y el IVA.
Con Power Query se puede automatizar una carpeta entera, pero armar la consulta lleva tiempo y se rompe cuando llegan XML de versiones distintas.
Opción 2: con Classify
Classify hace esos cinco pasos en el navegador: soltás la carpeta o el ZIP con los XML y PDF, y descargás un Resumen.xlsx con una hoja de resumen por mes, una de ventas y una de compras, además de las carpetas ordenadas. Los archivos no se suben a ningún servidor. Podés probarlo con facturas de ejemplo sin crear cuenta.
Errores comunes al sumar comprobantes
- Sumar notas de crédito en positivo. Una nota de crédito anula o rebaja una factura: tiene que restar.
- Sumar dólares como si fueran colones. Si
CodigoMonedaes USD, multiplicá por elTipoCambioque trae ese mismo comprobante. - Contar dos veces el mismo comprobante. Pasa cuando el cliente reenvía correos. Dos archivos con la misma clave son el mismo comprobante.
- Sumar los recibos electrónicos de pago. Un REP documenta el pago de una factura a crédito que ya contaste; si lo sumás, duplicás el monto.
- Tomar una respuesta de Hacienda como factura. Los XML
MensajeHaciendayMensajeReceptorno son comprobantes: dicen si el comprobante fue aceptado o rechazado. - Trabajar con el PDF. El PDF puede no coincidir con lo que se envió a Hacienda. Pedí siempre el XML.