Cómo ordenar las facturas electrónicas de tus clientes para el cierre de mes

El cierre de mes de un cliente empieza mucho antes de la declaración: empieza cuando llegan sus facturas, casi siempre mezcladas y con nombres que no dicen nada. Este es un orden de trabajo que evita los errores más caros.

1. Pedí los archivos correctos

Pedile al cliente, para cada comprobante del mes:

• El XML del comprobante. Es el documento con validez; sin él no hay datos confiables.
• La respuesta de Hacienda (el XML de aceptación o rechazo), si la tiene.
• El PDF, solo como respaldo para leer.

Que lo mande todo junto en un ZIP o una carpeta compartida ahorra la mitad del trabajo.

2. Separá ventas y compras por cédula

La regla es simple: si la cédula del cliente aparece como emisor, es una venta; si aparece como receptor, es una compra. La excepción es la factura electrónica de compra: la emite quien compra (cuando el proveedor no factura electrónicamente), así que si la emitió tu cliente es una compra.

Los comprobantes donde tu cliente no aparece ni como emisor ni como receptor no son suyos. Pasa más de lo que parece: facturas de otra empresa del mismo dueño, o de un familiar.

3. Agrupá por mes según la fecha de emisión

El mes de un comprobante lo da su FechaEmision, no la fecha en que te llegó el correo. Una factura del 30 de septiembre que el cliente te manda en octubre es de septiembre.

4. Revisá los rechazados

Si Hacienda rechazó un comprobante, no debería contarse como si nada. Buscá las respuestas con estado de rechazo y confirmá con el cliente si se volvió a emitir.

5. Normalizá montos antes de sumar

• Las notas de crédito restan y las de débito suman.
• Los montos en dólares se convierten con el tipo de cambio de cada comprobante.
• Los recibos electrónicos de pago no se suman: su monto ya está en la factura que pagan.

6. Archivá con nombres que se entiendan

Un nombre como 2026-10-03_FE_00100001010000000231_Maria-Perez.xml (fecha, tipo, consecutivo y contraparte) se ordena solo por fecha y se encuentra en segundos dentro de un año. Guardá el PDF con el mismo nombre al lado de su XML.

Checklist del cierre

1. Tengo el XML de cada comprobante del mes.
2. Ventas y compras están separadas por la cédula del cliente.
3. Saqué los comprobantes que no son del cliente y los repetidos.
4. Revisé los rechazados por Hacienda.
5. Notas de crédito en negativo, dólares en colones, recibos de pago aparte.
6. Tengo los totales y el IVA del mes en una hoja.

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